Briefkopf aufbauen: Was gehört wohin
Ein Briefkopf besteht aus mehreren Zonen, die unterschiedlichen Zwecken dienen. Die Norm regelt, wo sie liegen. Was inhaltlich hinein muss — etwa Handelsregister und Steuernummer — steht nicht in der Norm, sondern im Handels- und Steuerrecht.
Der Aufbau von oben nach unten
| Zone | Höhe (Form B) | Inhalt |
|---|---|---|
| Briefkopf | 0–45 mm | Logo, Firmenname, optional Claim |
| Rücksendeangabe | oberer Teil des Anschriftfelds | Absenderadresse einzeilig, postalische Vermerke |
| Empfängeranschrift | unterer Teil, bis 45 mm des Felds | Empfänger, max. sechs Zeilen |
| Informationsblock | rechts, auf Höhe des Anschriftfelds | Ihr Zeichen, Ansprechperson, Telefon, Datum |
| Betreffzeile | unmittelbar vor dem Text | Betreff, ohne das Wort „Betreff" |
| Brieftext | bis 20 mm über der Unterkante | Anrede, Text, Grußformel, Unterschrift |
| Fußzeile | unterer Rand | Pflichtangaben zu Register, Steuer und Bankverbindung |
Der Briefkopf im engeren Sinn
Bei Form B stehen Ihnen die obersten 45 mm zur Verfügung (Form A: 27 mm). Hier gehören hinein:
- das Logo,
- der vollständige Firmenname — gern mit Rechtsform,
- optional ein Claim oder eine Slogan-Zeile.
Wichtig: Der Briefkopf ist kein Ersatz für die Pflichtangaben. Handelsregister-Nummer, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer und Bankverbindung gehören in die Fußzeile, nicht in den Kopf — sie werden im täglichen Schriftverkehr nicht gebraucht und würden den Kopf überladen.
Der Informationsblock
Rechts neben dem Anschriftfeld liegt der Informationsblock. Er trägt die Angaben, die der Empfänger zum Zuordnen und Beantworten braucht:
- Ihr Zeichen / Unsere Zeichen
- Ansprechperson
- Telefon oder Durchwahl
- Ort, Datum
Das Datum darf auch rechts über oder unter dem Betreff stehen. Wichtig ist, dass es nur einmal im Brief auftaucht und dass die Schreibweise den Regeln entspricht — etwa „15. September 2026" mit Leerzeichen nach dem Punkt.
Pflichtangaben: Was der Gesetzgeber verlangt
Diese Angaben sind keine Normvorgabe, sondern gesetzliche Pflicht — bei Geschäftsbriefen auf Papier und in vergleichbarer Form auch in E-Mails:
- Firma und Rechtsform sowie der Sitz der Gesellschaft
- Registergericht und Handelsregisternummer, bei Personengesellschaften die Registerart
- Alle Geschäftsführer bzw. Vorstandsmitglieder
- Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, sofern vorhanden — oder bei Kleinunternehmern der Hinweis auf die fehlende Umsatzsteuer
- bei Aufsichtsrat: dessen Vorsitzende bzw. Vorsitzender
Für wen diese Angaben gelten, ergibt sich aus dem Handelsgesetzbuch und dem GmbH-Gesetz. Kleine Gewerbetreibende, die nicht im Handelsregister stehen, müssen Registerangaben entsprechend nicht aufführen — Umsatzsteuerangaben können je nach Rechtsform dennoch erforderlich sein.
Dieselben Angaben gehören auch in die geschäftliche E-Mail-Signatur: E-Mails gelten seit 2007 als Geschäftsbriefe. Die Einzelheiten stehen im Ratgeber zur E-Mail-Signatur.
Was einen Briefkopf unprofessionell macht
- Zu viele Schriften und Farben. Zwei Schriften genügen, eine Akzentfarbe reicht.
- Zu kleine Schrift. Unter 10 Punkt im Text wird es unleserlich; im Anschriftfeld ist 8 Punkt die Untergrenze.
- Dekorative Elemente am Rand, die beim Lochen oder Falzen angeschnitten werden.
- Fehlender Rand. Wer den linken Textrand unter 25 mm setzt, riskiert angeschnittenen Text an den Heftlöchern.
- Ein Fuß ohne Pflichtangaben — der häufigste und teuerste Fehler, weil eine fehlende Registerangabe abgemahnt werden kann.
Häufige Fragen
Was gehört in einen Briefkopf?
In den Briefkopf gehören Logo, vollständiger Firmenname und optional ein Claim. Pflichtangaben wie Handelsregister, Steuernummer und Bankverbindung gehören dagegen in die Fußzeile.
Welche Pflichtangaben muss ein Geschäftsbrief enthalten?
Firma mit Rechtsform und Sitz, Registergericht und Handelsregisternummer, alle Geschäftsführer bzw. Vorstandsmitglieder sowie die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, sofern vorhanden. Die Grundlage steht im Handelsgesetzbuch, nicht in der DIN 5008.
Wo steht das Datum im Geschäftsbrief?
Das Datum darf rechts im Informationsblock neben dem Anschriftfeld stehen oder über bzw. unter der Betreffzeile. Es soll nur einmal im Brief vorkommen.
Wie viele Schriften sollte ein Briefkopf verwenden?
Zwei Schriften genügen: eine für Überschriften und eine für den Text. Mehr wirkt unruhig; eine einzelne gut gewählte Schriftfamilie mit zwei Schnitten reicht in der Regel aus.
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Dieses Thema gibt es auch auf Englisch: Letterhead layout: what goes where