Betreff, Anrede und Grußformel

Was die Norm regelt — und was nicht

Der Anwendungsbereich der DIN 5008 ist ausdrücklich begrenzt: Sie regelt, wie ein vorgegebener Inhalt dargestellt wird, nicht was geschrieben wird. Formulierungen, Tonfall und Argumentation sind nicht Gegenstand der Norm.

Praktisch heißt das: Die Norm schreibt nicht vor, dass eine Anrede „Sehr geehrte" lauten muss. Sie legt fest, an welcher Stelle sie steht und wie sie mit dem folgenden Text verbunden wird.

Die Betreffzeile

• Sie steht zwischen Empfängeranschrift und Anrede.
• Das Wort „Betreff" wird nicht davor gesetzt — und ein Doppelpunkt ebenfalls nicht.
• Üblich ist eine fette Auszeichnung, oft in leicht größerer Schrift.
• Sie ist kurz und konkret: „Kooperationsvereinbarung 2026 — Rahmenvertrag", nicht „Wichtige Informationen zu unserer Zusammenarbeit".

Die Anrede

DIN 5008 gibt die Position vor, nicht den Wortlaut. Bewährt hat sich:

• Persönlich, wenn möglich: „Sehr geehrte Frau Dr. Müller," — mit Komma am Ende.
• Ohne Ansprechperson: „Sehr geehrte Damen und Herren," — korrekt, aber unpersönlich. Ein Blick in die Stellenausschreibung oder auf die Website findet fast immer einen Namen.
• Nach dem Komma geht es klein weiter, sofern das nächste Wort kein Substantiv oder Name ist: „…, vielen Dank für Ihre Nachricht." Nicht: „…, Vielen Dank".

Ein Ausrufezeichen nach der Anrede ist unüblich und gehört in die private Korrespondenz. Bei Behörden und Gerichten ist die förmliche Anrede weiterhin die sichere Wahl.

Die Grußformel

„Mit freundlichen Grüßen" ist der Standard. Entscheidend ist die Zeichensetzung:

• Steht der Name in der nächsten Zeile, folgt nach der Grußformel kein Komma.
• Steht der Name in derselben Zeile, gehört ein Komma davor: „Mit freundlichen Grüßen, Anna Müller".

Kürzere Formen wie „Freundliche Grüße" oder „Beste Grüße" sind zulässig und in vielen Branchen üblich. In förmlicher Korrespondenz, bei Behörden und in Vertragssachen bleibt „Mit freundlichen Grüßen" die sichere Wahl.

Unterschrift und Name

Zwischen Grußformel und Name bleibt Platz für die handschriftliche Unterschrift — in der Regel zwei bis drei Leerzeilen. Darunter steht der Name in Druckbuchstaben, bei Bedarf mit Funktionsbezeichnung.

Bei digitaler Korrespondenz gibt es drei übliche Wege:

• eingescannte oder gezeichnete Unterschrift als Bild einfügen,
• eine Schriftart verwenden, die einer Unterschrift ähnelt — akzeptiert, aber weniger persönlich,
• auf die Unterschrift verzichten und nur den Namen setzen. Bei einer E-Mail ist das üblich; bei einem Vertragsdokument dagegen sollte unterschrieben werden.

In der E-Mail-Signatur gelten zusätzlich gesetzliche Pflichtangaben. Welche das sind, steht im Ratgeber zur E-Mail-Signatur.

Datum: zwei Schreibweisen, ein Grundsatz

Für das Datum lässt die Norm zwei Formen zu:

• alphanumerisch: „15. September 2026" — die im Geschäftsbrief übliche Form,
• numerisch: „2026-09-15" oder „15.09.2026".

Wichtiger als die Wahl ist die Konsequenz: Innerhalb eines Dokuments und im Unternehmen sollte eine Schreibweise durchgehalten werden. Das Datum steht entweder im Informationsblock rechts neben dem Anschriftfeld oder über bzw. unter der Betreffzeile — aber nur einmal im Brief.

Häufige Fehler in Kurzform

• „Betreff:" vor die Betreffzeile geschrieben.
• Punkt oder Komma am Ende der Betreffzeile.
• Großbuchstabe nach der Anrede, obwohl kein Substantiv folgt.
• Komma nach „Mit freundlichen Grüßen", obwohl der Name in der nächsten Zeile steht.
• Kein Platz für die handschriftliche Unterschrift gelassen.
• Datum zweimal im Brief, in unterschiedlichen Schreibweisen.
• Anrede in der Empfängeranschrift mit „Herr" statt „Herrn".

Weitere typische Fehler und eine Prüfliste vor dem Versand stehen im Ratgeber zu häufigen Fehlern.