Geschäftsbriefe richtig aufbewahren
Die Aufbewahrungsfristen sind keine Empfehlung, sondern Gesetz. Seit dem 1. Januar 2025 gilt für Buchungsbelege eine verkürzte Frist — wer das nicht mitbekommen hat, hebt Unterlagen zu lange auf oder vernichtet sie zu früh.
Die drei Fristen im Überblick
Maßgeblich ist § 257 Abs. 4 HGB, für Steuerzwecke ergänzend § 147 AO. Der Gesetzestext unterscheidet nicht nach Branchen, sondern nach der Art der Unterlage:
| Frist | Unterlagen | Rechtsgrundlage |
|---|---|---|
| 10 Jahre | Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse, Lageberichte, Konzernabschlüsse sowie die zu ihrem Verständnis nötigen Arbeitsanweisungen | § 257 Abs. 4 i. V. m. Abs. 1 Nr. 1 HGB |
| 8 Jahre | Buchungsbelege — also Belege für Buchungen, etwa Ein- und Ausgangsrechnungen | § 257 Abs. 4 i. V. m. Abs. 1 Nr. 4 HGB |
| 6 Jahre | Empfangene Handelsbriefe und Wiedergaben abgesandter Handelsbriefe | § 257 Abs. 4 i. V. m. Abs. 1 Nr. 2 und 3 HGB |
Für Kreditinstitute, Versicherungsunternehmen und Wertpapierinstitute bleibt es bei zehn Jahren für Buchungsbelege — das regelt § 257 Abs. 4 Satz 2 HGB ausdrücklich.
Wann beginnt die Frist?
Nicht am Datum des Dokuments, sondern mit dem Schluss des Kalenderjahrs, in dem der Vorgang abgeschlossen wurde (§ 257 Abs. 5 HGB). Bei Handelsbriefen zählt das Jahr, in dem der Brief empfangen oder abgesandt wurde, bei Buchungsbelegen das Jahr, in dem der Beleg entstanden ist.
Ein Rechnungsbeleg aus März 2026 ist also bis zum 31. Dezember 2033 aufzubewahren (acht Jahre ab dem Schluss des Jahres 2026). Ein empfangener Geschäftsbrief aus 2026 bis zum 31. Dezember 2032 (sechs Jahre). Erst danach darf vernichtet werden.
Achtung bei gemischten Unterlagen: Erfüllt ein Dokument mehrere Zwecke, gilt die längere Frist. Eine Rechnung ist Buchungsbeleg und Handelsbrief — hier greift die Acht-Jahres-Frist, nicht die sechsjährige.
Was ist ein Handelsbrief?
§ 257 Abs. 2 HGB definiert es knapp: Handelsbriefe sind Schriftstücke, die ein Handelsgeschäft betreffen. Dazu gehören die klassische Geschäftskorrespondenz ebenso wie Angebote, Auftragsbestätigungen, Mahnungen, Kündigungen und Verträge.
Elektronische Post ist ausdrücklich mitgemeint. Seit 2007 gilt jede Form der externen Kommunikation eines Handelsunternehmens unabhängig vom Übermittlungsweg als Geschäftsbrief — E-Mails, Faxe und PDF-Anhänge eingeschlossen. Für die Aufbewahrungspflicht heißt das: Eine E-Mail mit Vertragscharakter ist genauso aufzubewahren wie ein Brief auf Papier.
Nicht darunter fallen rein interne Mitteilungen, private Korrespondenz und Werbung ohne Geschäftsbezug.
Papier oder digital aufbewahren?
§ 257 Abs. 3 HGB erlaubt, die Unterlagen auch als Wiedergabe auf einem Bildträger oder anderen Datenträger aufzubewahren — ausgenommen sind nur Eröffnungsbilanzen und Abschlüsse. Die Bedingungen sind aber streng. Die Wiedergabe muss
- mit den empfangenen Handelsbriefen und Buchungsbelegen bildlich und mit den übrigen Unterlagen inhaltlich übereinstimmen, wenn sie lesbar gemacht wird, und
- während der gesamten Frist verfügbar sein und jederzeit innerhalb angemessener Frist lesbar gemacht werden können.
§ 147 Abs. 2 AO enthält für Steuerzwecke die entsprechende Regelung. Die Einzelheiten — insbesondere das Ersetzen von Papier durch Scans, das sogenannte Ersatzscanning — regeln die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form (GoBD).
Was das für Briefköpfe bedeutet
Aufbewahrung ist ein Grund, den Briefkopf von vornherein archivtauglich zu gestalten:
- Kontrast statt Farbe. Was in Schwarz auf Weiß gedruckt ist, bleibt auch nach Jahren und nach dem Scannen lesbar. Helle Grautöne und feine Rasterflächen verlieren dagegen früh an Kontrast.
- Nicht auf Thermopapier drucken. Thermoausdrucke verblassen innerhalb weniger Jahre. Für aufbewahrungspflichtige Unterlagen ist auf normales Papier zu drucken.
- Pflichtangaben im Fuß müssen auch im Scan erkennbar bleiben — Register, Geschäftsführung und Umsatzsteuerangaben gehören nicht in Fußnotengröße.
- Kein Dekor am Rand. Was beim Lochen oder Beschneiden angeschnitten wird, ist im Archiv unbrauchbar.
- Falzmarken weglassen, wenn der Brief nur digital versendet und archiviert wird. Sie helfen nur beim Falzen.
Wie ein Briefkopf nach DIN 5008 aufgebaut ist und welche Pflichtangaben hineingehören, steht im Ratgeber zum Briefkopf-Aufbau.
Kurz zusammengefasst
- Handelsbücher und Abschlüsse: 10 Jahre
- Buchungsbelege: 8 Jahre (seit 1.1.2025, vorher 10)
- Handelsbriefe, auch E-Mails mit Geschäftsbezug: 6 Jahre
- Fristbeginn: Schluss des Kalenderjahrs des Vorgangs
- Bei gemischten Unterlagen gilt die längere Frist
- Digitale Aufbewahrung ist erlaubt, aber an strenge Anforderungen gebunden
Häufige Fragen
Wie lange müssen Geschäftsbriefe aufbewahrt werden?
Empfangene Handelsbriefe und Wiedergaben abgesandter Handelsbriefe sind sechs Jahre aufzubewahren (§ 257 Abs. 4 HGB). Buchungsbelege acht Jahre, Handelsbücher und Jahresabschlüsse zehn Jahre.
Wie lange müssen Rechnungen aufbewahrt werden?
Rechnungen sind in der Regel Buchungsbelege und seit dem 1. Januar 2025 acht Jahre aufzubewahren (§ 257 Abs. 4 HGB, § 147 Abs. 3 AO). Bis Ende 2024 lag die Frist bei zehn Jahren.
Ab wann läuft die Aufbewahrungsfrist?
Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahrs, in dem der Handelsbrief empfangen oder abgesandt beziehungsweise der Buchungsbeleg entstanden ist (§ 257 Abs. 5 HGB) — nicht mit dem Datum des Dokuments.
Gelten E-Mails auch als Geschäftsbriefe?
Ja. Seit 2007 gilt jede Form der externen Kommunikation eines Handelsunternehmens unabhängig vom Übermittlungsweg als Geschäftsbrief. E-Mails mit Geschäftsbezug unterliegen damit derselben Aufbewahrungspflicht wie Briefe.
Darf ich Papierunterlagen nach dem Scannen vernichten?
Ein Scan ersetzt das Original nicht automatisch. § 257 Abs. 3 HGB und § 147 Abs. 2 AO verlangen eine bildliche beziehungsweise inhaltliche Übereinstimmung und die Lesbarkeit über die volle Frist. Für das Ersatzscanning gelten die GoBD; Sonderfälle sollten Sie mit Ihrer Steuerberatung klären.
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